Добрый вечер ! У меня никаких особенных советов нет. Собирайте ребенка, как обычно в поездку : предменты личной гигиены, удобную обувь, одежду. Сколько денег давала с собой, точно не помню, потратила он где-то в пределах 100 евро или чуть больше : сувениры, небольшие подарки нам, изредка покупала что-то вкусное себе. На питание тратить не надо, так как включено в стоимость путевки, в основном в принимающей семье. Деньги с собой- на карточке, специально открыли в банке перед поездкой, гораздо удобнее и родителям спокойнее.
STS предлагали сделать страховку, мы сделали. Только после этого подумалось, какая я всё-таки беспоечная мама, а до этого путешествовали без всяких страховок, и даже КЕЛА -карту с собой не брали.
Главное , ИМХО, не "ничего не забыть", а научить ребенка перед поездкой быть достаочно самостоятельным и ответственным. Ну забудете, например, зубную щетку, так можно пойти и там в киоске купить, не нужно из-за этого паниковать.
Научите, что главное: паспорт, деньги, билеты, - проверять перед каждой поездкой и не забывать. Ну и мобильник. И маме звонить регулярно или посылать смски. Мы договорились, что каждый вечер она мне присылает смску, рассказывая, как дела. И она обещание выполняла и меня этими смс-ками будила регулярно в одиннадцать- полдвенадцатого ночи

, у них было 21-21:30.
С английским тоже не дрейфьте. Учите перед поездкой усиленно, не говорите " недостаточно хорошо знает ", поездка- это это хороший стимул, за год можно много успеть и на должном разговорно-бытовом уровне язык вы-учить.